Comment déployer Clarisse dans votre entreprise ?

Déployer le logiciel Clarisse rapidement et en toute simplicité au sein de vos structures professionnelles. En effet, plusieurs étapes sont nécessaires afin d’optimiser la solution Clarisse efficacement.

Comment organiser les documents ?

Avec l’ADS Clarisse le classement est réalisé simplement à l’aide de classeurs et d’intercalaires. En effet, cette notion de classement est connue par tous depuis les débuts de notre scolarité. Pour organiser nos documents il suffit tout simplement d’imaginer l’organisation que nous adopterions avec des classeurs et des intercalaires papier, puis, de reporter cette organisation à l’identique dans Clarisse. Les organisations complexes telles que nous les connaissons au travers nos serveurs de fichiers sont à bannir.

Les classeurs de référence : une subtilité efficace !

Avec Clarisse l’administrateur crée et paramètre les classeurs de référence (ou modèles de classeur). Les utilisateurs créent les classeurs dont ils ont besoin à partir des modèles définit par l’administrateur. Un classeur de référence peut donc donner naissance à un ou à plusieurs classeurs qui auront la particularité d’être tous identiques. Par conséquent, deux avantages aux classeurs de référence :

  • l’administration du système devient simple et rapide puisque l’administrateur ne travaille que sur les modèles.
  • la structure documentaire de l’entreprise devient homogène et donc plus simple pour les utilisateurs.

La gestion des droits

Les droits des utilisateurs sont portés sur les intercalaires, appelées également « sections ». Les documents héritent naturellement des droits de la section dans laquelle il sont positionnés. Ainsi, en fonction de son niveau d’habilitation sur une section donnée, un utilisateur disposera d’un accès en lecture, modification et/ou suppression.

La mise en place dans l’entreprise

La Direction nomme un ou plusieurs référents parmi lesquels se trouveront le ou les administrateurs de Clarisse. Les référents seront en charge de créer les classeurs de référence et de former le personnel à l’utilisation de Clarisse. Le paramétrage et le déploiement pourront se faire simplement service par service. Il est également possible que nos équipes forment l’intégralité du personnel.

Quand et comment démarrer avec clarisse ?

Nul besoin d’attendre un nouvel exercice ou un début d’année pour se lancer. Le déploiement de Clarisse peut se faire de manière progressive en fonction des besoins et des ressources disponibles dans les différents services de l’entreprise. Pour démarrer, il suffit simplement de considérer qu’à partir d’une date donnée, tout nouveau dossier ou tout dossier en cours devra être déposé dans Clarisse. Les dossiers clôturés resteront dans leur lieu de stockage actuel. S’il y avait nécessairement besoin de reprendre un historique, la Direction devrait déterminer un délais raisonnable de réalisation.

Connexion ERP

Avec une installation facile et rapide, vous pourrez déployer Clarisse en toute simplicité. Cette solution est conçue pour se connecter a vos logiciels de type ERP ou intranet. Pour réaliser cette connexion, deux possibilités vous sont offertes :

  • utilisation des webservices
  • utilisation du connecteur CMIS