Qu’est-ce que la fonctionnalité cycle de vie dans le logiciel de type GED, Clarisse ?

Le cycle de vie d’un document est une fonctionnalité présente dans le logiciel de GED (Gestion Electronique des Documents) Clarisse.

Le logiciel de GED Clarisse permet de lire, de modifier, de valider, d’archiver et/ou supprimer des documents. La solution Clarisse va plus loin qu’une simple GED c’est une véritable A.D.S (Active Document System). En effet, le logiciel gère l’intégralité du cycle de vie d’un document. Par conséquent, il est essentiel que la GED de Clarisse soit simple et efficace.
Le cycle de vie d’un document est une fonctionnalité essentielle à une bonne Gestion Electronique des Documents tel que Clarisse.


Cycle de vie – Définition

La notion de cycle de vie désigne, la période de temps qui va de la création à la destruction d’un document. En effet, le cycle de vie d’un document comprend, sa création, ses modifications, ses validations, son archivage et/ou suppression.
Par conséquent, la fonctionnalité cycle de vie d’un document dans le logiciel Clarisse analyse les différentes étapes de la vie d’un document (création, modifications, validation, archivage et/ou suppression). La fonctionnalité cycle de vie d’un document dans Clarisse permet de transformer le logiciel de GED (Gestion Electronique des Document) en véritable logiciel A.D.S (Active Document System).

Les étapes du cycle de vie d’un document

Toutes les étapes du document, de sa création à sa destination finale sont mise à disposition des utilisateurs. En effet, pour chaque document il est possible de connaître toutes les actions mises en place. Toutes les actions (création, modifications, validations etc.) sont consignées et horodatées dans la base de données Clarisse. C’est-à-dire que le traçabilité du document est alors optimum. Chaque utilisateur possédant des droit d’accès aux documents, peuvent savoir quelles actions ont été mené sur le document, par qui et quand (date et heure).

Le cycle de vie d’un document autour du travail collaboratif

Aujourd’hui les documents numérisés ne doivent plus seulement être archivés. En effet, avec l’amélioration du travail collaboratif, le stockage numérique ne doit plus seulement concerner les documents qui doivent être archiver. Cela doit également concerner l’intégralité du cycle de vie d’un document.
Chaque utilisateur est régulièrement amenés à partager, échanger des documents avec un client, fournisseur, partenaire et bien évidement collègue. Il est donc nécessaire, à chacun, de pouvoir accéder au document tout au long de son cycle de vie. Mais également de savoir dans quel cycle le document se trouve. Au sein du travail collaboratif il est également important que chaque utilisateurs, soient informés de l’évolution d’un document. C’est-à-dire que les modifications et validations sont conservées et visibles à tous les utilisateurs ayant les droits d’accès nécessaires.

Objectifs

L’objectif de cette fonctionnalité dans le logiciel de GED Clarisse est l’harmonisation des différentes méthodes mises en œuvres. D’autres fonctionnalités tel que le versioning, la gestion des droits d’accès etc. ne peuvent pas être optimum dans le logiciel Clarisse si celui-ci ne gère pas l’intégralité du cycle de vie documentaire.
Ce type de découpage permet également de constater les erreurs sur un document plus tôt (bien avant qu’il soit archiver). Le coût est d’autant plus élevé quand les erreurs sont décelées plus tardivement dans le processus de réalisation. De plus, les utilisateurs retrouvent plus facilement des documents car il y a un seul et même lieu de stockage Clarisse. Par conséquent, que le document soit au début de sa vie ou proche de l’archivage il sera toujours stocké dans la même base de données Clarisse.
La recherche documentaire s’en voit donc grandement simplifiée car tout le cheminement chronologique des documents se trouve dans Clarisse.

Clarisse c’est l’ouverture vers l’extérieur mais aussi l’optimisation des processus métier !

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Bien plus qu'une simple GED, Clarisse est une véritable A.D.S (Active Document System)

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