Qu’est-ce que les flux de travail et les tâches dans le logiciel de type GED Clarisse ?

La fonctionnalité flux de travail et tâches sont présentent dans le logiciel de GED (Gestion Electronique des Documents) Clarisse

Le logiciel de GED Clarisse permet d’archiver, de modifier, de valider et/ou de supprimer des documents. La solution Clarisse va plus loin qu’une simple GED, c’est une véritable A.D.S (Active Document System). En effet le logiciel gère l’intégralité du cycle de vie d’un document. Par conséquent, il est essentiel que la recherche soit simple et efficace. De plus, il est nécessaire que l’intégralité de ces informations puissent être utilisées pour le travail. La fonctionnalité “flux de travail” est donc un axe primordial dans le logiciel de GED Clarisse.


Flux de travail – Définition

Le flux de travail permet de constituer des groupes de travail autour de la création et/ou modification des documents. Le flux expédie une tâches d’une étape à une autre. Le flux de travail décrit le circuit de traitement ainsi que des tâches à répartir entre les différents utilisateurs du système Clarisse. Les actions (lecture, modifications, validations, archivage et/ou suppression) toutes les actions sont planifiées pour chaque utilisateur. Les flux de travail fournissent les informations nécessaires à l’exécution de ces tâches dans le temps réparti. Le workflow identifie les acteurs des différentes tâches, leur deadline et les actions qu’ils ont à mener.

Tâches – Définition

Les tâches viennent compléter l’action “flux de travail”, elles permettent d’effectuer des missions de façon coordonnées. En effet, chaque document peut se voir affecter une ou plusieurs actions datées. Ces actions à menées peuvent être attribuées à n’importe quel utilisateur Clarisse. De plus, chaque tâches sont rappelées automatiquement par Clarisse au travers d’un échéancier. Les tâches attribuées doivent obligatoirement être justifier. C’est-à-dire, que même si une tâche n’est pas faite par un utilisateur, celui devra obligatoirement en justifier la raison. Ainsi, le suivi dans la gestion d’un projet est optimale.

Le travail collaboratif

Le travail collaboratif est au cœur d’une bonne gestion de projet. En effet, toutes les structures professionnelles sont sans exception amenées à travailler en équipe. De plus, plusieurs Clarisse peuvent se connecter entre-elles apportant ainsi une réelle productivité aux structures équipées. Avec Clarisse, il est donc possible de se connecter aussi facilement avec un client, un fournisseur et un partenaire aussi facilement qu’avec un collaborateur en interne.

Le flux de travail et les tâches optimisent le travail collaboratif

Avec la fonctionnalité flux de travail (workflows) dans Clarisse, il devient alors plus simple d’exécuter les processus de traitement pour chaque mission. Les workflows du logiciel Clarisse permettent également de bénéficier d’une meilleure vision sur l’ensemble des projets mis en place et d’une plus grande transparence. Avec Clarisse, pour un réel travail d’équipe les workflows sont indispensables et facilite le travail.  En effet, le flux de travail de Clarisse identifient chaque acteur, précise leur rôle (lecture, modifications, validation, archivage et/ou suppression) et des délais à respecter. Les workflows constituent des groupes de travail autour d’une gestion de projet. Par conséquent, avec Clarisse il possible d’effectuer un travail collaboratif de façon plus simple et efficace. Chaque utilisateur associé au projet, sait exactement ce qu’il doit faire, avec qui et quand il doit le faire. Les actions à menées, elles, sont rappelées de façon automatique à l’utilisateur.

Avec Clarisse, le gain de temps pour l’utilisateur est considérable. Effectivement, l’utilisateur ne perd plus de temps à classer, rechercher, et rerédiger l’e-mail. Clarisse c’est l’optimisation des processus métier et l’amélioration du travail travail collaboratif.

Clarisse c’est l’ouverture vers l’extérieur mais aussi l’optimisation des processus métier !

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Bien plus qu'une simple GED, Clarisse est une véritable A.D.S (Active Document System)

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