Qu’est-ce que la fonctionnalité droit d’accès avec le logiciel de type GED, Clarisse ?

La gestion par droit d’accès (ou classement simplifié) est une fonctionnalité présente dans le logiciel de GED (Gestion Electronique des Documents) Clarisse.

Le logiciel de GED Clarisse permet lire, de modifier, de valider, d’archiver et/ou supprimer des documents. La solution Clarisse va plus loin qu’une simple GED c’est une véritable A.D.S (Active Document System). En effet, le logiciel gère l’intégralité du cycle de vie d’un document. Par conséquent, il est essentiel que la gestion par droits d’accès soit simple et efficace.
La gestion par droits d’accès est une fonctionnalité à ne pas négliger dans un logiciel de Gestion Electronique des Documents tel que Clarisse.


La gestion des droits d’accès – Définition

La fonctionnalité “gestion par droits d’accès” mais aussi appelé “classement simplifié” est indispensable dans la recherche documentaire. Chaque utilisateur du logiciel de GED Clarisse peut retrouver n’importe quels documents. En effet, pour retrouver un document dans la base de données Clarisse, l’utilisateur se sert du moteur de recherche. Ce moteur de recherche retrouve grâce à l’association de mots clés les documents auxquels vous avez accès. C’est lors de cette étape, que la fonctionnalité “gestion par droit d’accès” intervient. Etant donné que dans la GED Clarisse l’arborescence classique de dossiers et sous-dossiers n’existe plus il est primordiale de fonctionner en droit d’accès. C’est-à-dire qu’il faut entamer le réflexion suivant lors du stockage d’un document dans Clarisse ” Qui va disposer d’un droit d’accès à cette information ?”

Mise en place d’une nouvelle organisation

Comme l’arborescence classique (dossiers/sous-dossiers) n’existe plus et que grâce au moteur de recherche tous les documents peuvent être retrouvés en moins de deux secondes. Il est donc nécessaire de trouver une autre méthode “d’organisation”. La gestion par droit d’accès prend donc ici tout son sens. En effet, elle permet l’attribution de droits spécifiques selon chaque utilisateurs ou groupe d’utilisateurs Clarisse. Ces droits spécifiques sont la lecture, la modification, la validation, l’archivage et/ou la suppression d’un document. Par conséquent, lors du stockage d’un document dans Clarisse la question qu’il faut avoir en tête est toujours “Qui va disposer d’un droit d’accès à cette information ?”. L’administrateur du logiciel Clarisse au sein de sa structure professionnelle définit les droits d’accès de chacun de ses utilisateurs sur les classeurs et les intercalaires.

Exemple : 
Au sein du service Ressources Humaines, la Direction des Ressources Humaines peut créer un classeur pour chaque salarié avec des intercalaires tel que “fiches de paie”, “contrat”, “entretien annuel” etc. De ce fait, chaque salarié peut avoir par exemple un droit de lecture sur son classeur. Il se peut néanmoins que le salarié est un droit de lecture sur son classeur mais n’est pas d’autres droit d’accès sur un les intercalaires qui le concernent (exemple : entretien annuel).  Bien entendu, les utilisateurs n’ayant aucun droit d’accès sur les documents n’en connaîtrons jamais leurs existences. Quand vous êtes administrateur du système, dès lors que vous créez un document vous devez donner des droits d’accès à chaque groupe (service) ou à chaque utilisateur.

La sécurité de votre patrimoine documentaire par les droits d’accès

La gestion par droits d’accès permet aux structures professionnelles d’améliorer le niveau de contrôle de votre patrimoine documentaire. En effet, sans identifiant Clarisse il est impossible d’accéder à quelconque documents. La gestion des droits d’accès par la GED Clarisse permet également de sécuriser vos documents car le logiciel détermine le niveau d’utilisation (lecture, modifications, validation, archivage et/ou suppression).

Amélioration du travail collaboratif par les droits d’accès

La gestion par droit d’accès de la GED Clarisse améliore le travail collaboratif et l’agilité en entreprise. Tout comme les autres fonctionnalités répondant à la gestion de la volumétrie des données tel que le moteur de recherche, l’OCR, le versioning, les liens, la gestions des e-mails etc. En effet, grâce à la “constellation” du logiciel Clarisse il devient possible de connecter plusieurs Clarisse entre-elles. Vous pouvez donc vous connecter avec la Clarisse d’un client, fournisseur, et d’un partenaire aussi facilement qu’avec vos collaborateurs. Par conséquent, la gestion documentaire par droit d’accès prend tout son sens. Vous pouvez donc ainsi donner des droits d’accès (lecture, modifications, et validations) sur des documents où vous travaillez en commun. Le gain de temps est significatif et la gestion de projet s’en voit grandement simplifiée et améliorée.

Clarisse c’est l’ouverture vers l’extérieur mais aussi l’optimisation des processus métier ! 

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Bien plus qu'une simple GED, Clarisse est une véritable A.D.S (Active Document System)

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