Qu’est-ce que la fonctionnalité gestion des e-mails dans le logiciel de type GED, Clarisse ?

La fonctionnalité gestion des e-mails est présente dans le logiciel de GED (Gestion Electronique des Documents) Clarisse.

Le logiciel de GED Clarisse permet d’archiver, de modifier, de valider et/ou supprimer des documents. La solution Clarisse va plus loin qu’une simple GED, c’est une véritable A.D.S (Active Document System). En effet, le logiciel gère l’intégralité du cycle de vie des documents. Par conséquent, il est essentiel que la recherche soit simple et efficace. De ce fait, cette fonctionnalité “gestion des e-mails” est un axe primordial dans le logiciel de GED Clarisse.


Gestion des e-mails – Définition

Les utilisateurs passent beaucoup de temps à traiter des e-mails. (selon une étude de Médiamétrie les Français passent plus de 3 heures par semaine). C’est une charge de travail qui ne doit pas être prise à la légère car très importante. Au-delà du temps de traitement, la gestion des e-mails pose un bon nombre de problèmes organisationnels en sein des structures. Les messageries se transforment en véritable bibliothèque documentaire. Les arborescences classiques sont lourdes et trop complexe et de ce fait les utilisateurs conservent leurs documents sur leur messagerie électronique.

La perte d’e-mails est souvent conséquente c’est donc également de la perte de documents. C’est un véritable problème car tous les documents ont leur importance. En effet, cela peut être des demandes de devis, des contrats envoyés uniquement par mail car les fournisseurs sont étrangers, un litige avec un client etc etc. Beaucoup d’informations nécessaires au bon fonctionnement d’une structure sont envoyées et stockées dans nos boîtes mails.

La gestion des e-mails avec le logiciel Clarisse

Avec Clarisse, vous pouvez conserver vos e-mails de votre boite mail Outlook en toute sécurité. En effet, Clarisse s’interface avec Outlook est facilite la gestion des e-mails. L’utilisateur du système Clarisse décide lui-même quels e-mails il souhaite stocker dans Clarisse. Ainsi, le gain de productivité est significatif dans les structures qui utilisent ce système car les informations deviennent automatisées. C’est-à-dire, lors de la recherche d’une information vous pouvez avoir accès directement à l’ensemble du dossier. Les échanges mails sont consignés avec l’ensemble du dossier à jour.

Pour une meilleure gestion des dossiers, les emails sont volontairement transférés dans les dossiers choisis par l’utilisateur. De plus, le principe du moteur de recherche fonctionne toujours avec ce type de document. En effet, le moteur de recherche Clarisse parcourt le document afin d’en indexer son contenu et de permettre une recherche par association de mots clés. Dans le même principe qu’un moteur de recherche classique type Google.

Avec Clarisse, le gain de temps pour l’utilisateur est considérable. Effectivement, l’utilisateur ne perd plus de temps à classer, rechercher, et rerédiger l’e-mail. Clarisse c’est l’optimisation des processus métier et l’amélioration du travail collaboratif.

Clarisse c’est l’ouverture vers l’extérieur mais aussi l’optimisation des processus métier !

Télécharger gratuitement Clarisse

Bien plus qu'une simple GED, Clarisse est une véritable A.D.S (Active Document System)

TÉLÉCHARGER