Qu’est-ce que la fonctionnalité lien dans le logiciel de type GED, Clarisse ?

La fonctionnalité lien est présente dans le logiciel de GED (Gestion Electronique des Documents) Clarisse.

Le logiciel de GED Clarisse permet d’archiver, de modifier, de valider et/ou supprimer des documents. La solution Clarisse va plus loin qu’une simple GED, c’est une véritable A.D.S (Active Document System). En effet, le logiciel gère l’intégralité du cycle de vie des documents. Par conséquent, étant donné que Clarisse gère l’intégralité du cycle de vie, il est essentiel que la recherche soit simple et efficace. De ce fait, cette fonctionnalité “lien” est un axe primordial dans le logiciel de GED Clarisse.


Liens – Définition

La fonctionnalité “liens” permet l’association de document entre eux. En effet, avec cette fonctionnalité, Clarisse propose de lier entre eux plusieurs documents de cette même base de données. Ainsi, lors d’un dépôt documentaire il est possible d’associer, de lier ce document avec d’autres documents déjà présents dans Clarisse. Par conséquent, avec cette fonctionnalité, il est donc possible d’accéder à un ensemble de document de façon automatique lors de la recherche d’une information.
Néanmoins, cet ensemble de document respecte la politique de gestion par droit d’accès mis en place au sein de votre Clarisse. En effet, la gestion documentaire par droit d’accès permet de donner des accès individuels à chaque utilisateur du système. Ce qui signifie, qu’un utilisateur n’ayant pas de droit à un document n’en connaîtra jamais l’existence. Cette gestion par droit d’accès est donc également appliquée lors de la recherche d’un ensemble documentaire (documents liés).

Exemple

Dans le logiciel de Clarisse, la fonctionnalité lien permet d’associer des devis, des bon de commande, des bons de livraison et des factures ensemble. Par exemple, cela permet de relier tous les documents d’un même client “x” ensemble. Par conséquent, lors de la recherche d’un utilisateur sur la facture du client “x” tous les autres documents (devis, bon de commande, livraison etc.) auxquels l’utilisateurs aura des droits d’accès remontera dans la recherche. 

 Objectifs

Associer des documents entre-eux permet un réel gain de temps et une vision plus transversale des documents stockés dans la base de données Clarisse. Les liaisons d’ensemble documentaire apportent une vision globale sur l’ensemble du dossier concerné. En effet, avoir accès à des informations complémentaires lors de sa recherche documentaire est une réelle valeur ajoutée. La connaissance d’informations annexes facilite la prise de décision et le travail d’équipe. Lier des documents ayant des points en communs les uns avec les autres apporte également une vision stratégique dans la gestion de projet. La fonctionnalité “lien” est utile dans la gestion de la volumétrie d’informations. Le fait de lier les documents entre eux permet de ne pas avoir de doublon d’informations. En effet, le même document peut être stocké dans plusieurs endroits différents d’un arborescence classique. Avec les liens, il n’est plus nécessaire de doubler les informations, il suffit simplement de lier les informations les unes aux autres.

Travail collaboratif

Cette vision globale des informations améliore le travail collaboratif de vos équipes. En effet, aujourd’hui il est primordial pour une structure professionnelle de pouvoir échanger, partager avec ses clients, ses fournisseurs, ses partenaires et ses collaborateurs. Les échanges doivent être simple et efficace dans la mise en place d’une gestion de projet constructive. L’utilisation des liens est donc un réel avantage car ils permettent de retrouver plusieurs informations lors d’une seule recherche. Toutes les informations sont liées les unes aux autres et sont donc utile dans la gestion d’un projet autour de ces documents. Les échanges avec des utilisateurs internes ou même externes au système sont donc facilités et fiables. Le gain de temps est significatif car il n’est alors plus nécessaire de demander à un tiers des documents supplémentaires. Effectivement, si l’utilisateur possède les droits d’accès nécessaires il lui est possible de retrouver les différentes informations rapidement.

Clarisse c’est l’ouverture vers l’extérieur mais aussi l’optimisation des processus métier !

Télécharger gratuitement Clarisse

Bien plus qu'une simple GED, Clarisse est une véritable A.D.S (Active Document System)

TÉLÉCHARGER