Qu’est-ce que la fonctionnalité moteur de recherche dans le logiciel de type GED, Clarisse ?

La fonctionnalité moteur de recherche est présente dans le logiciel de GED (Gestion Electronique des Documents) Clarisse

Le logiciel de GED Clarisse permet d’archiver, de modifier, de valider et/ou supprimer des documents. La solution Clarisse va plus loin qu’une simple GED, c’est une véritable A.D.S (Active Document System). En effet, le logiciel gère l’intégralité du cycle de vie des documents. Par conséquent, Clarisse gère l’intégralité du cycle de vie, et il est donc essentiel que la recherche soit simple et efficace. De ce fait, cette fonctionnalité “moteur de recherche” est un axe primordial dans le logiciel de GED Clarisse.


Moteur de recherche – Définition

Cette fonctionnalité « moteur de recherche » est, une des applications centrales dans la GED Clarisse. Elle est le cœur de métier d’une GED tel que Clarisse. En effet, cette fonctionnalité est utilisée par tous les utilisateurs du système quotidiennement et de façon intuitive. Cette façon de rechercher est familière pour l’utilisateur Clarisse car il utilise la même méthode quand il recherche une information sur internet (type Google). Le moteur de recherche de la GED Clarisse se présente sous la forme d’un navigateur (même principe qu’un moteur de recherche web).

L’arborescence classique obsolète et non optimale

La base de données Clarisse ne fonctionne pas de façon classique « dossiers et sous-dossiers ». Ce type d’arborescence est devenu trop complexe à gérer. En effet, dans une arborescence classique, il est toujours très difficile de retrouver une information. Même si vous avez classé vous-même cette information. Si le nommage n’est pas correct, si ce n’est pas rangé à l’emplacement que vous imaginez etc. Dans ce cas, le perte de temps à rechercher une information devient considérable. Pourquoi ? Parce que tout simplement, le classement c’est personnel. Nous avons tous une façon de classer différente même si une arborescence est déjà prédéfinie. Par conséquent, le moteur de recherche Clarisse est la clé de la solution. En effet, l’arborescence classique n’existe plus et laisse place à une gestion unique par droit d’accès.

La recherche s’effectue sur un principe de mots clés

Dès lors que vous possédez un droit d’accès aux documents (lecture, modifications, archivage et/ou suppression), vous allez effectuer une recherche sur le principe des mots clés. Plus il y aura de mots clés, plus la recherche sera affinée (même principe qu’une recherche sur le web). Dès leur dépôt dans la base de données Clarisse les documents sont indexés. C’est-à-dire, que le contenu, le titre et les métadonnées du document sont lues par Clarisse quel que soit leur nature (texte ou image). En effet, grâce à sa fonctionnalité OCR (reconnaissance de caractère) Clarisse retrouve le document que vous recherchez. Ce qui signifie que même un document qui n’est pas nommé pourra être retrouvé dans la base de données Clarisse car la solution va lire son contenu.
Retrouvez n’importe quel document en moins de deux secondes peut import son ancienneté. Vous retrouverez aussi facilement un document vieux de deux ans qu’un document vieux de deux jours. Avec notre logiciel Clarisse, vous pouvez également filtrer vos recherches. Ainsi plus vous affinerez vos recherches, moins de temps vous mettrez à retrouver le document souhaité. Clarisse vous suggérera des résultats (documents) approchant le mieux possible de votre recherche.

Le travail collaboratif à travers le moteur de recherche Clarisse

Grâce au moteur de recherche Clarisse, le travail collaboratif est grandement amélioré. Il devient facile pour les utilisateurs du même système Clarisse de retrouver un document auquel ils ont accès. En effet, nous connaissons tous la perte de temps engendrée lorsque nous ne travaillons pas sur les bonnes versions, ou quant un décisionnaire de retrouve pas l’information pour la valider ou bien encore tout simplement quand celle-ci n’est pas retrouvée. Mais le travail collaboratif du logiciel Clarisse ne s’arrête pas seulement à nos collaborateurs. Clarisse va plus loin dans l’optimisation du travail collaboratif car elle permet de se connecter avec d’autres Clarisse présentent dans des zones géographiques différentes. Les recherches documentaires peuvent donc s’effectuer, si les droits d’accès le permettent, avec la Clarisse d’un client, fournisseur, partenaire etc. La GED Clarisse fédère donc la recherche sur plusieurs bases de données.

Clarisse c’est l’ouverture vers l’extérieur mais aussi l’optimisation des processus métier !

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Bien plus qu'une simple GED, Clarisse est une véritable A.D.S (Active Document System)

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