Qu’est-ce que la fonctionnalité OCR dans le logiciel de type GED, Clarisse ?

L’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) est une fonctionnalité présente dans le logiciel de GED (Gestion Electronique des Documents) Clarisse

Le logiciel de GED Clarisse permet d’archiver, de modifier, de valider et/ou supprimer des documents. La solution Clarisse va plus loin qu’une simple GED c’est une véritable A.D.S (Active Document System), car elle gère l’intégralité du cycle de vie d’un document. Par conséquent, Clarisse gère l’intégralité du cycle de vie d’un document et il est donc essentiel que la recherche de celui-ci soit simple et efficace. De ce fait, la fonctionnalité OCR de Clarisse, indexe le contenu, le titre, et les métadonnées d’un document. La recherche s’effectue par association de mots clés et dès le dépôt Clarisse parcours le document afin d’en indexer son contenu. La recherche pour l’utilisateur s’en voit alors grandement simplifiée.


L’OCR, point essentiel d’une bonne Gestion Electronique des Documents tel que Clarisse

La reconnaissance de caractères se fait à partir d’un document numérisé lors de son dépôt dans la base de données Clarisse. Le logiciel Clarisse indexe le contenu d’un document qu’il soit texte ou image. En revanche, l’intégration des formats “son” dans le logiciel Clarisse sont eux indexés uniquement par leur titre et leurs métadonnées. Lors de l’indexation d’un document, les mots de moins trois caractères comme “les”, “la”, “de” etc. ne sont pas pris en compte. Par conséquent, la lecture d’un document par la GED Clarisse est plus simple et plus efficace car il n’y a pas de prise en compte des mots dont l’importance est faible.

La solution Clarisse fonctionne de manière efficace

En effet, si elle constate que certains mots sont présents très régulièrement, Clarisse leur donnera moins d’importance. Effectivement, si ce mot revient régulièrement dans les recherches, celui-ci devient donc moins pertinent. Il est alors nécessaire de compléter la rechercher en y associant d’autres mots clés. A contrario, un mot peut utilisé a une plus grande importance.

Exemple

Si vous recherchez un document de votre “société X”, cette recherche devra être associée à d’autres mots clés. En effet, l’association de mots clés a son importance car le nom de votre “société X” reviendra régulièrement dans votre base de données Clarisse. Il est évident, que beaucoup d’autres documents dans votre base de données sont concernés par le mot “société X”. Le mot “société X” a donc une forte importance dans votre Clarisse. En revanche, si vous recherchez un document de votre “client Y” vous n’aurez pas besoin d’y associer beaucoup de mots clés. En effet, le mot “client Y” est moins présent au sein de votre base de données Clarisse et donc moins important. 

La marge d’erreur

Le logiciel Clarisse intègre une marge d’erreur dans l’indexation d’un document à 70% près. En effet, lors d’une recherche documentaire les mots clés peuvent avoir une marge d’erreur. Par exemple : si le mot clé a une faute d’orthographe comme “factture” et non “facture”. Clarisse retrouve quand même les documents associés au mot clé “facture”.  La marge d’erreur est un point important dans le logiciel Clarisse car cela permet de retrouver tous les documents. Avec Clarisse, même les documents nommés avec une faute d’orthographe peuvent être retrouvés lors de leur recherche.
La GED Clarisse, permet également la reconnaissance de caractère en plusieurs langues. Si l’un de vos clients, fournisseurs ou partenaires est étranger vous pourrez directement intégrer et rechercher ces documents dans la solution Clarisse.

Gain de temps dans la recherche documentaire

La fonctionnalité OCR est un gain de temps significatif dans la gestion de la volumétrie documentaire. En effet, la fonctionnalité reconnaissance de caractères parcours l’intégralité du document afin d’en indexer le contenu. C’est un acteur essentiel dans le bon fonctionnement d’un moteur de recherche optimum. L’OCR vient se compléter avec d’autres fonctionnalités essentielles à une bonne gestion électronique des documents tel que Clarisse. Le moteur de recherche, le classement simplifié, les liens, le versioning, la gestion des e-mails etc. apportent à la gestion de la volumétrie documentaire une réelle solution.

Le travail collaboratif et la constellation

L’OCR de Clarisse répond aussi de façon optimum à l’élaboration d’un travail collaboratif. En effet grâce à cette fonctionnalité ainsi qu’a toutes les autres fonctionnalités associées à la volumétrie documentaire. Le travail collaboratif s’en voit grandement amélioré. Avec la “constellation” du logiciel Clarisse, il devient possible de rechercher, consulter et travailler sur des documents présents dans d’autres systèmes Clarisse. Par exemple, avec la Clarisse d’un client, fournisseur ou partenaire. Les avantages sont multiples : accéder direction à l’information qui nous intéresse où qu’elle se situe, éviter la duplication des informations, maîtriser la diffusion de ses informations.

Clarisse c’est l’ouverture vers l’extérieur mais aussi l’optimisation des processus métier !

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Bien plus qu'une simple GED, Clarisse est une véritable A.D.S (Active Document System)

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