Qu’est-ce que la fonctionnalité signature électronique dans le logiciel de type GED, Clarisse ?

La fonctionnalité signature électronique est présente dans le logiciel de GED (Gestion Electronique des Documents) Clarisse

Le logiciel de GED Clarisse permet d’archiver, de modifier, de valider et/ou de supprimer des documents. La solution Clarisse va plus loin qu’une simple GED, c’est une véritable A.D.S (Active Document System). En effet le logiciel gère l’intégralité du cycle de vie d’un document. Par conséquent, il est donc essentiel que le processus de validation soit simple et efficace dans la gestion de projet. De ce fait, cette fonctionnalité “signature électronique” est un axe primordial dans le logiciel de GED Clarisse. La solution Clarisse dispose donc de la signature électronique.


Signature électronique – Définition

La signature électronique concerne tous les documents numériques présents dans Clarisse. La signature électronique a pour objectif d’approuver tous les documents numériques présent dans la base de données. En effet, la signature électronique permet aux documents d’acquérir la même valeur légale qu’une signature manuscrite. Cette fonctionnalité garantie l’intégralité d’un document électronique et en authentifie son auteur. La différence avec une signature manuscrite est qu’elle ne se visualise pas de la même façon. Effectivement, un document signé électroniquement ne correspondra pas avec une signature écrite mais par une suite de chiffres, de symboles et de lettres.

La signature électronique dans Clarisse

La signature électronique permet d’identifier l’utilisateur de Clarisse ayant identifié ce document. Il permet également et surtout de s’assurer de l’authentification du document. C’est-à-dire qu’il n’y a pas de modifications entre le moment où l’auteur signe le document et l’instant où le lecteur le consulte. Cette procédure affirme ainsi l’authentification intégrale de l’information. Le logiciel Clarisse assure plusieurs choses avec sa fonctionnalité signature électronique. Tout d’abord l’authentification afin de retrouver l’identité du signataire, la signature doit être infalsifiable, non réutilisable sur un autre document, inaltérable car une fois signé on ne peut plus la modifier, et enfin irrévocable pour son auteur.

Comment ça marche avec Clarisse ?

Comme expliqué ci-dessus, la signature électronique permet d’authentifier des documents. Lors de la signature d’un document, l’auteur reçoit un document (uniquement lié à celui qu’il vient de signer) avec une suite de de plusieurs caractères. Cette signature numérique valide à l’instant tout le contenu de l’information et son auteur. L’information peut donc être partagée à d’autres collaborateurs en toute fiabilité. Tous les utilisateurs (même ceux ne possédant pas Clarisse) peuvent vérifier la fiabilité de document envoyé avec une signature électronique. En effet, l’empreinte (suite de caractères) est appelée “SHA-256” et peut être vérifiable de façon très simple et accessible à tous sur internet.

Le travail collaboratif

Le travail collaboratif est au cœur d’une bonne gestion de projet. En effet, toutes les structures professionnelles sont sans exception amenées à travailler en équipe. De plus, plusieurs Clarisse peuvent se connecter entre-elles apportant ainsi une réelle productivité aux structures équipées. Avec Clarisse, il est donc possible de se connecter aussi facilement avec un client, un fournisseur et un partenaire aussi facilement qu’avec un collaborateur en interne.

La signature électronique autour du travail collaboratif

Grâce à la signature électronique de Clarisse, chaque document signés peuvent être envoyés, partagés en toute sécurité. Cette fonctionnalité est un réel gain de temps dans le travail d’équipe. En effet, la validation rapide permet d’avoir une vue d’ensemble sur tout le projet pour les décisionnaires et permet aux collaborateurs d’avancer plus rapidement dans les dossiers.

Clarisse c’est l’ouverture vers l’extérieur mais aussi l’optimisation des processus métier !

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Bien plus qu'une simple GED, Clarisse est une véritable A.D.S (Active Document System)

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