Qu’est-ce que la fonctionnalité traçabilité documentaire dans le logiciel de type GED, Clarisse ?

La fonctionnalité traçabilité documentaire est présente dans le logiciel de GED (Gestion Electronique des Documents) Clarisse

Le logiciel de GED Clarisse permet d’archiver, de modifier, de valider et/ou de supprimer des documents. La solution Clarisse va plus loin qu’une simple GED, c’est une véritable A.D.S (Active Document System). En effet le logiciel gère l’intégralité du cycle de vie d’un document. Par conséquent, il est essentiel que la recherche soit simple et efficace. De plus, il est nécessaire que l’intégralité de ces informations soient confidentielles et en sécurités. La fonctionnalité “traçabilité documentaire” est donc un axe primordial dans le logiciel de GED Clarisse.


Traçabilité documentaire – Définition

Dans un logiciel de GED tel que Clarisse, il est très important de contrôler la conformité des documents stockés. Le contrôle et la gouvernance s’appuie sur cette fonctionnalité qui vient se compléter avec la fonctionnalité versioning. Le versioning offre la possibilité de revenir aux versions précédentes d’un document.
La traçabilité documentaire est une fonctionnalité qui permet de suivre toutes les actions menées par les utilisateurs sur ce document. Toutes les actions (modifications, validations, archivage et/ou suppression) sont disponibles à tous les utilisateurs du système Clarisse ayant des droits d’accès sur le document.

La traçabilité documentaire dans le logiciel Clarisse

Clarisse vous aide à garder vos informations claires et mises à jour. En effet, la traçabilité documentaire du logiciel Clarisse permet de consigner et horodater toutes les actions utilisateurs effectuées sur un document. Il est donc possible avec Clarisse, de retracer l’intégralité du parcourt de chaque document intégré dans Clarisse. Ainsi, tous les documents peuvent être contrôlés de façon permanente sur leur état. Avec le logiciel de GED Clarisse, la traçabilité documentaire apporte la preuve à chaque utilisateur que les processus métier ont bien été respectés. Pouvoir consulter régulièrement les actions menées sur les documents est un gain de temps et une amélioration pour toute la partie gestion de projet.

Clarisse sécurise vos données avec la traçabilité documentaire

Avec le logiciel de GED Clarisse, votre patrimoine documentaire est en sécurité. La fonctionnalité “traçabilité documentaire” fait partie du processus de sécurité mise en place avec Clarisse. En effet, la traçabilité apporte la preuve à chaque utilisateur que les processus métier ont bien été respectés. S’il y a erreur, celle-ci peut donc facilement être retracée. Clarisse propose également aux utilisateurs de s’abonner aux documents qu’ils les intéressent plus particulièrement avec la fonctionnalité “abonnement“. L’abonnement permet le suivi d’information de façon automatisée. C’est-à-dire, que l’utilisateur reçoit une notification lors d’une action menée sur l’information à laquelle il s’est abonnée. Par conséquent, ce point vient compléter la traçabilité de tous les documents présents dans la base de données Clarisse. La sécurité du patrimoine documentaire, est complétée par la gestion par droit d’accès et le cryptage des informations.

La traçabilité documentaire autour du travail collaboratif

En effet, avoir connaissance à l’historique du document et permettre de suivit régulier sur celui est très important pour l’élaboration d’un réel travail collaboratif. La conformité des informations est essentielle pour la mise en place d’une gestion de projet optimale. Effectivement, il est nécessaire aux utilisateurs de pouvoir s’assurer que le document soit à jour et approuvé. Sans quoi, les utilisateurs participant au projet peuvent ne pas travailler sur le document adéquat et donc perdre beaucoup de temps.
Le contrôle de l’information est le deuxième point essentiel à la mise en œuvre d’un travail collaboratif. En effet, pouvoir retracer la vie entière d’un document est une réelle valeur ajoutée. De ce fait, chaque utilisateur faisant partie du projet peut consulter à n’importe quel moment l’historique complète du document. Toutes les informations nécessaires à un suivit correct sont consignées : nom et prénom de l’utilisateur, la date, l’heure et l’action menée par l’utilisateur. Par conséquent, avec cette fonctionnalité le travail collaboratif s’en voit grandement amélioré.

Le travail collaboratif est essentiel au bon développement d’une structure professionnelle. Avec Clarisse vous pouvez partager, échanger des informations avec vos clients, vos fournisseurs, vos partenaires aussi aisément qu’avec vos collaborateurs. Clarisse c’est l’ouverture vers l’extérieur mais aussi l’optimisation de vos processus métier.

Clarisse c’est l’ouverture vers l’extérieur mais aussi l’optimisation des processus métier !

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