Qu’est-ce que le versioning dans le logiciel de type GED, Clarisse ?

Le versioning est une fonctionnalité présente dans les logiciels de GED (Gestion Electronique des Documents) comme Clarisse.

Le logiciel de GED Clarisse permet d’archiver, de modifier, de valider et/ou supprimer des documents. La solution Clarisse va plus loin qu’une simple GED, c’est une véritable A.D.S (Active Document System). En effet, le logiciel gère l’intégralité du cycle de vie des documents. Par conséquent, il est donc essentiel que la fonctionnalité versioning soit simple et efficace. Clarisse gère la « vie » du document, les modifications et validations sont conservées et visibles aux utilisateurs Clarisse. C’est donc pour cela que la fonctionnalité « versioning » est un point essentiel dans la GED Clarisse.


Gestion des versions – Définition du versioning

La fonctionnalité « versioning », permet d’accéder à l’ensemble des différentes versions d’un document lors de ses modifications. Une modification est un ensemble d’ajouts, ou de suppressions au contenu du document. Quand un changement est fait sur un document celui passe de sa version N à sa version N+1 (schématiquement représenté dans Clarisse « +1 »). Notre logiciel de GED Clarisse applique donc, la version modifiée du document. Cette version devient donc version N+1 (plus il y aura de modifications, plus le nombre de versions augmentent +2, +3 etc.).

Mais la solution Clarisse propose également deux autres possibilités dans la sauvegarde des modifications. La première possibilité est, si un utilisateur estime que les modifications qu’il vient d’apporter au document sont des modifications mineurs (exemple : correction d’une faute d’orthographe) celui-ci peut enregistrer le document en écrasant la version précédente.  La deuxième possibilité est de revenir à la version originale du document, si l’utilisateur juge que les modifications apportées n’ont pas d’intérêt. Cette version reste donc version N.

Modifications

Une modification ou un ensemble de modifications est donc une évolution entre deux versions d’un document. Par conséquent, l’intérêt premier du versioning est donc, l’assurance pour les utilisateurs Clarisse d’avoir toujours à leur disposition la bonne version d’un document. En effet, si l’utilisateur dispose de droit d’accès nécessaire, il aura toujours accès à la dernière version du document qu’il recherche. Limitant ainsi les informations obsolètes.
De plus, celui-ci pourra également accéder à l’historique des différentes versions du document. Ce qui permet à l’utilisateur d’avoir s’il le souhaite, une vue d’ensemble sur toutes les modifications qui ont été apportées à un document. Entre autres, le contrôle lors de la création d’une nouvelle version d’un document, s’en voit donc grandement amélioré grâce à cette fonctionnalité. En effet, le suivit des modifications dans le logiciel Clarisse est optimum.

Travail collaboratif

Dans le cas d’un travail d’équipe, et de plus, une équipe répartie sur plusieurs zone géographique différentes. Il est primordial pour le bon fonctionnement d’un projet, que les équipes partagent une base commune de travail (un document). C’est donc, tout naturellement que chaque utilisateur pourra apporter des modifications aux documents associés à ce projet dans le cadre de ses missions de travail. Il faut cependant, veiller à coordonner le projet correctement et donc de s’assurer que les modifications apportées sont cohérentes et corrects. Clarisse assure grâce à sa fonctionnalité « versioning » l’accès à toutes les versions précédentes du document. Le confort de l’utilisateur dans sa gestion quotidienne des documents mais aussi lors d’un travail à plusieurs est là aussi optimum.

Gain d’espace

Cette fonctionnalité “versioning” permet également un gain d’espace dans votre base de données. En effet, sans la fonctionnalité versioning il est très courant dans une arborescence classique de dossier et sous-dossier, que des documents soient stockés plusieurs fois. Avec Clarisse, pas de nécessité de copier/coller dans plusieurs endroits (classeur de référence pour notre logiciel de GED Clarisse) car le logiciel fait également appel à la logique des liens. La fonctionnalité “lien” connecte plusieurs documents entre eux, ce qui apporte une vue d’ensemble lors de la recherche d’une information. Un exemple pour illustrer notre explication : vous pouvez connecter un devis avec son bon de commande et sa facture.

La Constellation

La fonctionnalité « constellation » de Clarisse permet aux utilisateurs de connecter plusieurs Clarisse entre-elles. En effet vous pouvez travailler aussi facilement avec vos collaborateurs, qu’avec vos clients, fournisseurs ou partenaires. Par conséquent, le versioning est donc une fonctionnalité importante dans la solution Clarisse. En effet, avoir toujours accès aux bonnes versions est un véritable gain de temps et améliore la qualité du travail collaboratif.

Clarisse c’est l’ouverture vers l’extérieur mais aussi l’optimisation des processus métier !

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Bien plus qu'une simple GED, Clarisse est une véritable A.D.S (Active Document System)

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